Remote Onboarding

Remote Onboarding:

So gelingt es auch digital 

Neue Mitarbeiter:innen müssen nicht nur in ihren jeweiligen Aufgabenbereich eingearbeitet, sondern auch erfolgreich an Bord des Unternehmens geholt werden. Vollständige Integration ist sowohl auf fachlicher, als auch auf sozialer Ebene wichtig, damit sich die neuen Kolleg:innen willkommen fühlen und langfristig motiviert werden. Aus einzelnen Mitarbeiter:innen soll ein effizient arbeitendes Team werden, in dem individuelle Stärken einander ergänzen. Das ist in Zeiten von Homeoffice und Social Distancing eine ganz besondere Herausforderung. Was ist mit dem persönlichen Kennenlernen am ersten Arbeitstag, einer Face-to-Face Einführung, den gemeinsamen Mittagspausen im Büro oder den analogen Teambuilding Events?
Auch wir bei emplify durften vor kurzem einige neue Mitarbeiter:innen in unserem wachsenden Team begrüßen und haben uns im Zuge dessen intensiv damit beschäftigt, wie wir ein erfolgreiches Onboarding gewährleisten können.

Wirkt es auf den ersten Blick wie eine Mammutaufgabe, hat uns das letzte Jahr doch gezeigt, wie wichtig es ist, die Themen Onboarding und Teambuilding nicht zu vernachlässigen und wie dies mit kleinen Tricks auch digital erfolgreich umgesetzt werden kann. Denn Zusammenhalt, Motivation und funktionierende Kommunikation sind aktuell wichtiger denn je.­

Unsere Tipps für ein erfolgreiches Remote Onboarding / Teambuilding 

Eine 360° Office-Tour 

Beginnt schon der erste Arbeitstag eines neuen Jobs im Homeoffice, fehlt dann nicht der persönliche Eindruck der neuen Arbeitsumgebung? Wir denken ja. Deshalb haben wir für unsere neuen Kolleg:innen eine 360° Office-Tour erstellt. Vom heimischen Schreibtisch aus können so die Räumlichkeiten erforscht und ein erster Eindruck der Atmosphäre des Unternehmens gewonnen werden. Deine neuen Kolleg:innen können selbst entdecken, ob es einen Tischkicker oder andere Möglichkeiten zum Abschalten gibt, ob eine Küche vorhanden ist, ob die neuen Kolleg:innen an Einzel- oder Gruppenschreibtischen arbeiten. Probiere es aus – Deine neuen Kolleg:innen werden sich freuen, ihren Arbeitsplatz nicht erst nach einigen Wochen sehen zu können.

Kontakt & Kommunikation 

Mitarbeitergespräche dürfen durch Homeoffice nicht vernachlässigt werden. Durch das Fehlen des persönlichen Kontakts und des stetigen Austausches vor Ort in einem Unternehmen, ist eine regelmäßige Kontaktaufnahme zwischen Mitarbeiter:in und Vorgesetztem / Vorgesetzter – idealerweise über Videoanruf – essentiell. So kann Feedback ausgetauscht, eventuelle offene Fragen geklärt und Sorgen kommuniziert werden. Besonders intensive Betreuung ist wichtig, damit neue Mitarbeiter:innen im Homeoffice nicht auf der Strecke bleiben. Auch unter Kolleg:innen ist die aktive Kontaktaufnahme im Homeoffice wichtig für die soziale und die fachliche Integration. Nimm Dir die Zeit, Deine neuen Kolleg:innen kurz anzurufen – sie können Deinem Namen ein Gesicht zuordnen, fühlen sich willkommen und werden nach diesem ersten Kontakt auch ihre Scheu ablegen, sich bei Fragen oder Problemen bei Dir zu melden.

Ein Unternehmens-Wiki 

Auf Microsoft OneNote lässt sich – zwar mit einigem Aufwand, aber auch mit großer Wirkung – ein Unternehmens-Wiki erstellen. Dort können beispielsweise Anleitungen für Programme und Tools gespeichert, Erklärungen für spezifische Aufgaben notieren oder Ideen zu diversen Themen komprimiert gesammelt werden. Der Vorteil: OneNote bedarf keiner aufwändigen Einarbeitung, Dein ganzes Team kann darauf zugreifen und beim Aufbau eures individuellen Unternehmens-Wiki mitwirken. Davon profitieren nicht nur neue Mitarbeiter:innen, sondern auch das bereits bestehende Team. Ebenfalls in das Wiki integrieren kannst Du einen Reiter, in dem  Telefonnummern, E-Mailadressen und Zuständigkeitsbereiche sowie Arbeitszeiten des gesamten Teams gesammelt werden. So können sich neue Teammitglieder selbstständig schnell einen Überblick über die bestehenden Strukturen verschaffen.

Eröffne doch direkt ein individuelles Wiki für Dein Unternehmen und teile es mit Deinen (neuen) Kolleg:innen. Das erleichtert den Einstieg in Dein Unternehmen enorm!

Online Games 

Privates Kennenlernen bringt ein Team auf einer anderen Ebene zusammen, als der ausschließlich berufliche Kontakt – Wieso startest Du zu diesem Zweck nicht mal eine digitale Spielerunde? In den Tiefen des Internets findest Du eine Vielzahl an Möglichkeiten – oder Du testest einen unserer Favoriten:

skribbl.io ist die digitale Neuauflage des klassischen Montagsmalers. Der Reihe nach werden den Teilnehmer:innen jeweils drei Begriffe vorgeschlagen, aus denen einer ausgewählt und im Anschluss gezeichnet werden muss. Die übrigen Mitspieler:innen müssen den Begriff erraten und eintippen – nach Schnelligkeit werden die Punkte verteilt. Das Spiel ist ein absoluter Garant für Spaß – und was verbindet ein Team mehr, als gemeinsam zu lachen?
Wir bei emplify nehmen uns jeden Montag ein bisschen Zeit, um mit dem „Montagsmaler“ entspannt in die Woche zu starten.

Ist Dir skribbl zu unspektakulär? Dann probiere es doch mit Gartic Phone – einer Mischung aus Montagsmaler und Stille Post. Jede:r Spieler:in denkt sich zu Beginn einen Satz aus, der dann reihum von Spieler:in zu Spieler:in wandert. Immer abwechselnd wird ein Bild zum Satz gemalt und dieses Bild dann wieder in einen Satz umgebaut. Am Schluss werden die zusammenhängenden Sätze und Bilder nacheinander abgespielt. Was am Ende dabei raus kommt, ist meist ziemlich kurios. Im Mittelpunkt steht der Spaßfaktor – wieso also das Spiel nicht mal bei einem gemeinsamen Feierabendbier testen?

Gemeinsame digitale Kaffeepause oder eine digitale Lunch Lottery      

Der inoffizielle Plausch in der Kaffeeküche fällt im Homeoffice weg – wieso also daraus keine offizielle digitale Kaffeepause machen? Verabrede Dich doch einmal in der Woche mit Deinem Team für eine kurze Pause per Videokonferenz. Wichtig: Arbeitsthemen bleiben außen vor. Stattdessen lernen sich die Mitarbeiter:innen bei Smalltalk oder privaten Gesprächsthemen besser kennen. Das stärkt das Zugehörigkeitsgefühl innerhalb des Teams und macht den Kopf frei für die folgenden Aufgaben. Mit einem Zufallsgenerator können auch beliebige Paare eingeteilt werden, sodass sich immer nur zwei Personen in einem digitalen Raum befinden – auf diese Weise kommt man auch mit Kolleg:innen ins Gespräch, mit denen man sonst keinen Kontakt hat.

Die Kaffeepausen lassen sich nicht mit Deinem Terminplan vereinbaren? Alternativ kannst Du auch eine digitale Lunch Lottery veranstalten. Dasselbe Prinzip, doch statt einem gemeinsamen Kaffee verbringst Du die Mittagspause mit Deinen Kolleg:innen. Auch hier kann ausgelost werden, wer sich mit wem zum digitalen Lunch verabredet. Vielleicht ist es zuerst ungewohnt, vor der Kamera zu essen – doch Du kannst sicher sein, dass es Einsamkeit im Homeoffice vorbeugt und besonders neuen Mitarbeiter:innen bei der sozialen Integration helfen wird.

Abschließend ist zu sagen: Remote Onboarding braucht Zeit – sowohl fachlich, als auch sozial. Es verlangt aktive Kontaktaufnahme und mehr Kommunikation. Es kann länger dauern, bis Prozesse und Zusammenhänge von neuen Kolleg:innen umfänglich verstanden werden und sie sich vollständig integriert fühlen. Doch mit viel Verständnis von beiden Seiten und hilfreichen Tipps kann kaum noch etwas schief gehen.